La dématérialisation ou comment répondre par voie électronique à un appel d’offre public
En 2018, la dématérialisation sera obligatoire pour l’ensemble des procédures de passation des marchés.
Les conditions ne sont pas encore clairement définies, il semblerait que cela va concerner tous les marchés de plus de 20 000€. Une chose est claire : l’objectif de l’administration est de dématérialiser l’ensemble de ces procédures.
La dématérialisation des marchés publics, c’est quoi ?
Amorcée en France depuis 2005, la dématérialisation permet de conclure un marché public par voie électronique :
- soit par messagerie,
- soit par le biais d’une plateforme sur Internet.
Les règles de l’achat public restent les mêmes, quel que soit le mode de transmission du dossier de candidature à la personne publique et toutes les candidatures à un marché public peuvent donc se transmettre par voie électronique.
Toutefois la dématérialisation peut représenter pour certains 3 freins :
- Un frein technique
L’apparente complexité d’utilisation d’une nouvelle technologie et la diversité des plateformes utilisées dans une procédure dématérialisée peuvent engendrer une crainte légitime dans certaines entreprises.
Mais une simple formation et l’utilisation d’outils de gestions de candidature appropriés permettent d’être rapidement à l’aise avec ce nouvel outil.
- Un frein financier
L’acquisition d’outils de signature électronique est obligatoire pour l’utilisation de cette nouvelle technologie.
Cependant l’investissement s’avère rapidement peu conséquent par rapport aux avantages apportés, d’autant que le champ d’utilisation de la signature électronique ne se cantonne pas qu’à la réponse aux appels d’offres.
- Un frein organisationnel
Les entreprises se trouvent dorénavant dans l’obligation de repenser leur manière de gérer et d’utiliser les documents habituels. Ce « bouleversement organisationnel », peut représenter une charge de travail supplémentaire, qui, si on l’ajoute au poids des habitudes, peut effrayer et décourager les entreprises.
Un accompagnement personnalisé est le meilleur atout pour intégrer au plus vite cette nouvelle façon de travailler qui deviendra de toute façon rapidement obligatoire.
Les avantages et bénéfices de la réponse dématérialisée aux appels d’offres
La dématérialisation présente des avantages incontestables face aux réticences bien compréhensibles qu’engendre toute révolution ou nouvelles technologies.
En effet la dématérialisation permet :
- La réduction de la masse de documents transmis.
- La réalisation d’économie (suppression des coûts postaux, coursiers)
- L’optimisation de la productivité (rapide, pas de dépendance, évite les hors délais)
- Un gain de temps sur le délai de la réponse
- La sécurisation de l’envoi
La dématérialisation fait entrer les entreprises dans une logique administrative d’efficacité et d’efficience à long terme.
2 étapes pour que la dématérialisation soit une force pour vous
1 – l’obtention d’un certificat de signature électronique, étape obligatoire de la dématérialisation,
2 – utilisation d’un logiciel automatique de réponse en dématérialisation
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