Contrats publics : Astuces pour éviter les pénalités de retard

Plusieurs raisons peuvent entraîner la livraison tardive d’un ouvrage ou des imperfections par rapport aux spécifications techniques initiales. Conséquences pour l’entreprise : subir des pénalités de retard ou une réception avec réfaction, ce qui peut peser lourd sur sa trésorerie. Voici des astuces pour mieux anticiper ces risques.

Cas n°1 : l’ouvrage est livré tardivement
Cela occasionne le paiement de pénalités de retard.

Cas n°2 : l’ouvrage est livré de façon imparfaite
Si l’utilisation de l’ouvrage n’est pas compromise, l’administration peut proposer une diminution du prix, c’est-à-dire proposer de recevoir l’ouvrage avec réfaction.

Les pénalités de retard comme la réfaction sont organisées par des dispositions contractuelles.
L’entreprise se doit d’en discuter le plafonnement pendant sa négociation avec l’administration.

A) Plusieurs possibilités s’offrent à l’entreprise pour éviter l’application de pénalités de retard :

–  D’abord, l’entreprise doit calculer la date limite contractuelle d’exécution. Le but : neutraliser cette date, par avance, en demandant une prolongation de délais.
Le CCAG travaux prévoit d’ailleurs à cet effet plusieurs hypothèses : la modification de l’importance de la nature des ouvrages, les difficultés imprévues, l’ajournement des travaux, le retard dans l’exécution d’opérations préliminaires, les intempéries, etc…
– Sinon, il faut vérifier et identifier les jours de retard dont l’entreprise n’est pas responsable.
Ce sont les délais dit « d’interopérabilité » imputables par exemple à un autre opérateur (tiers intervenu en amont ou pendant l’opération), aux phases de validation administrative, à la mise à disposition tardive ou incomplète d’un site par l’administration…

B) Dans le cas des groupements d’entreprises: il faut prévoir une répartition des pénalités

– Pour les groupements solidaires, le risque pèse sur toutes les entreprises.
– Pour les groupements conjoints, le mandataire doit donner, en amont, le détail de la répartition des pénalités de retard entre les membres, au risque de devoir sinon les supporter lui-même.
– Dans le cadre de contrats globaux, il est indispensable que la répartition des pénalités soit équitable entre le concepteur et le constructeur. Et que le pourcentage de pénalités soit imputable que pour la partie du marché sur laquelle il intervient.
– En cas de retard imputable au sous-traitant, l’administration ne pouvant légalement lui infliger de sanctions, c’est à l’entreprise principale, qui supportera les pénalités, de se retourner contre lui.

C) Comparer économiquement pénalités et réfaction

La réfaction doit être proportionnelle à l’imperfection imputable à l’entreprise. L’enjeu pour l’entreprise est de pouvoir calculer la réfaction qui lui sera applicable le cas échéant.
Contrairement à la réfaction, l’entreprise peut anticiper le montant des pénalités dont le mode de calcul est souvent prévu par les documents contractuels, il apparaît donc dans l’intérêt de l’entreprise de dialoguer en amont avec l’administration sur la méthode de calcul de la réfaction afin d’anticiper et de réduire le risque économique.