De la démat’ au DUME, ou la fin du papier dans les Appels d’Offres

Depuis le 1er octobre 2018 la dématérialisation est entrée en vigueur pour les marchés publics d’une valeur supérieure à 25 000 euros. Le gouvernement a tenu à ce que tout le monde – Etat et entreprises –  fasse des économies de papier, d’archivage et de temps. Rien que pour l’administration, le gain annuel en linéaires de stockage équivaut à 165 kilomètres (Le Moniteur).

Et la démat’, comme on l’appelle familièrement, touche à tous les aspects de la relation entre l’acheteur et les soumissionnaires, entre l’Etat ou ses collectivités et les entreprises. Elle est régie selon certaines règles qui ont été fixées en 2016 mais qui sont assez souples : la démat’ ne doit pas menacer les grands principes du marché public (transparence, égalité, concurrence) ni entraver les nouvelles possibilités de négociation (sourcing).

Un peu d’histoire

La démat’ a été engagée sous le ministère de Dominique Strauss-Kahn en 1998, quand l’Internet existait à peine en France. Mais déjà, de l’autre côté de l’Atlantique, on profitait à fond de tous ses avantages. La lenteur (qui est aussi une forme de sécurité) célèbre de l’administration française a fait que cette réforme a mis exactement 20 ans à trouver son application.

Dès le départ, les fonctionnaires de l’Economie, des Finances et de l’Industrie ont compris que le mariage de la démat’ et du code des marchés publics n’allait pas être une mince affaire. Il a fallu quelques arrangements et quelques décrets pour arriver à la situation actuelle, à savoir l’Article 41 :

Toutes les communications et tous les échanges d’informations sont effectués par des moyens de communication électronique lorsqu’une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence envoyé à la publication à compter du 1er avril 2017 pour les centrales d’achat et du 1er octobre 2018 pour les autres acheteurs.

Le seuil minimal de 25 000 euros n’est pas la seule condition à la dématérialisation de la passation du marché public. Les exceptions sont listées sur le site gouvernemental. Par exemple, quand le marché nécessite la présentation de maquettes – forcément physiques – ou quand le marché est trop « sensible » pour prendre le risque d’une interception électronique (secteur militaire). Ces exceptions sont bien sûr stipulées dans les documents de consultation.

Si le « tout démat’ » est bien accueilli par l’ensemble des partenaires publics et privés, des acteurs du marché ont posé la question de la mise en relation physique de l’acheteur et des candidats. On sait qu’avec le sourçage (des consultations préalables acheteur-entreprises destinées à améliorer la commande) le principe de la négociation bilatérale avant le dépôt définitif du dossier est encouragé par les pouvoirs publics.

Les rapports entre l’acheteur et les entreprises candidates ne sont donc pas uniquement et obligatoirement électroniques et aveugles. Des rencontres sont possibles, et souhaitables, toujours dans le respect du code des marchés publics, c’est-à-dire l’égalité de traitement. Interdire le favoritisme n’interdit pas d’être curieux…

La démat’ et après

La dématérialisation de la passation des marchés publics est obligatoire, quand elle est évidemment possible. Le dossier de consultation pour les entreprises candidates doit être mis en ligne sur la plateforme prévue à cet effet. Une offre papier parmi des offres électroniques sera considérée comme irrégulière et dans ce cas rejetée.

Si la démat’ est obligatoire depuis le 1er octobre 2018, la facturation, elle, l’est devenue pour les PME au le 1er janvier 2019 (entreprises de plus de 10 salariés) et le 1er janvier 2020 ce sera au tour des TPE de devoir dématérialiser leurs factures. Que les artisans du secteur se tiennent donc prêts pour cette date. Dans un an les factures des titulaires des marchés (les entreprises qui ont gagné l’appel d’offres) devront être déposées sur la plafeforme Chorus Pro.

 

 

Le Document unique de marché européen – ou DUME, devenu sa version électronique eDUME en octobre 2018 – est celui par lequel les entreprises souhaitant répondre à un marché public déclarent leurs capacités et leur aptitude à candidater.

 

 

A terme, il va remplacer les formulaires DC1 (lettre de candidature), DC2 (déclaration du candidat individuel) et DC4 (déclaration de sous-traitance) évoqués dans la vidéo de démonstration. Il y aura alors 2 DUME : le DUME acheteur pour le dossier de consultation et le DUME opérateur économique pour la candidature réponse. Le service DUME est disponible en ligne. Les entreprises qui auront été candidates à plusieurs AO différents ne seront pas obligées d’envoyer les mêmes pièces plusieurs fois.

Précision : LIBEL assure en toute sécurité la transition automatique vers le DUME via le logiciel Libel.

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