Marchés Publics : 4 conseils pour déposer un dossier de candidature dématérialisé

Dans le monde des marchés publics, déposer une réponse de manière dématérialisée est devenu la norme. Cela permet de simplifier les procédures et de gagner du temps. Cependant, il est essentiel de suivre certaines règles pour éviter les erreurs et assurer un dépôt dans les règles. Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pratiques pour déposer vos offres en toute sérénité.

Conseil n°1 : Respectez les formats exigés

Lorsque vous déposez une candidature dématérialisée, il est essentiel de vous conformer aux formats requis par l’acheteur et la plateforme utilisée. Veillez à consulter attentivement le Règlement de Consultation. Il se peut que vous deviez fournir plusieurs dossiers distincts. Soyez donc vigilant et adaptez votre dépôt en fonction des exigences spécifiques de chaque marché.

Votre dossier se compose certainement de nombreux fichiers hétéroclites (Excel, PDF, Word, des images ou des plans). Si aucune instruction spécifique n’est donnée, nous vous recommandons d’opter pour le format PDF. Il s’agit du format le plus couramment utilisé et il garantit l’intégrité de vos fichiers. Le PDF est également facile à ouvrir et compatible avec la plupart des logiciels. Donc, si vous êtes dans le doute, privilégiez le PDF.

Un aspect important à prendre en compte concerne le format de la signature électronique. Dans certains cas, l’acheteur peut vous demander de signer votre dossier dès le dépôt. Assurez-vous de respecter le format de signature électronique demandé, qu’il s’agisse d’un format interne ou externe. En résumé, soyez attentif au format de signature électronique requis lors de votre dépôt.

Conseil n°2 : Anticipez

Répondre à un marché public peut être un processus long et complexe. Il est essentiel de ne pas prévoir le dépôt de votre dossier en dernière minute, au risque de compromettre sa qualité. Nous vous recommandons vivement de tester la plateforme de dépôt à l’avance afin de vous familiariser avec son fonctionnement. Surtout, ne vous lancez pas dans un dépôt précipité quelques minutes avant la date limite de remise des offres. Cette approche génère du stress et augmente les risques d’erreurs. Planifiez votre dépôt en avance et donnez-vous suffisamment de temps pour préparer votre réponse de manière approfondie.

Conseil n°3 : Déposez avant la date limite

Le respect de la date limite de dépôt est essentiel pour que votre offre soit prise en compte. Gardez à l’esprit que c’est l’heure et la date de fin de transmission qui seront considérées par la plateforme. Prenons un exemple concret : si la date limite est fixée au 20 novembre à midi et que vous commencez votre téléchargement à 11h45, mais que celui-ci se termine à 12h05, votre dépôt sera considéré comme tardif. Pour éviter toute confusion, déposez votre dossier en avance et prenez en compte la vitesse de votre connexion Internet. Ne laissez pas une mauvaise connexion vous priver de cette opportunité.

Conseil n°4 : Redéposez l’intégralité de votre dossier si nécessaire

Si vous vous rendez compte que vous avez oublié un élément important dans votre dossier, il est primordial de redéposer la totalité de celui-ci. En effet, si vous déposez uniquement le document manquant, votre nouveau dépôt écrasera l’ancien et l’acheteur ne recevra que ce dernier. Votre candidature sera donc incomplète, la rendant au mieux irrégulière, au pire irrecevable. Veillez donc à ne pas commettre cette erreur et assurez-vous de redéposer l’ensemble de votre dossier.

En conclusion, déposer une réponse à un marché public de manière dématérialisée n’est pas une tâche insurmontable. Il suffit de bien anticiper, de respecter les formats demandés, de déposer votre dossier en avance et, en cas de besoin, de redéposer l’intégralité de votre dossier. Rappelez-vous que l’anticipation et la préparation sont les clés de la réussite dans ce processus.