Signature électronique dans les marchés publics : RGS**, eIDAS, PAdES et signature graphique, ce qu’il faut retenir

Entre le RGS deux étoiles, le règlement eIDAS, le format PAdES et la représentation graphique d’une signature, les entreprises qui répondent aux marchés publics peuvent rapidement s’y perdre. Peut-on encore utiliser un certificat RGS** ? Quel est le nouveau terme à employer ? Une signature électronique peut-elle être visible sur le document ? Faut-il signer chaque page ou chaque fichier ? Faisons le point simplement.

Le RGS deux étoiles est-il toujours la référence ?

Pendant longtemps, les entreprises ont parlé de certificats de signature RGS deux étoiles, généralement notés RGS**. Cette appellation reste encore très présente dans les habitudes et dans certains documents anciens. Cependant, pour les contrats de la commande publique, la référence réglementaire actuelle est désormais le cadre européen eIDAS. L’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique prévoit précisément l’utilisation d’une : signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié. Le certificat doit être délivré par un prestataire de services de confiance qualifié ou présenter des garanties équivalentes à celles prévues par le règlement européen. Il est donc préférable de ne plus simplement demander une « signature RGS deux étoiles », mais de parler d’une : signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié conforme au règlement eIDAS. Cette exigence est toujours celle du texte français en vigueur en juillet 2026.

eIDAS et PAdES ne désignent pas la même chose

Il faut distinguer trois notions.

Le niveau de signature

Dans la commande publique française, le niveau demandé est une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié. Une signature électronique qualifiée peut également être utilisée. Elle constitue un niveau supérieur, mais elle n’est pas systématiquement exigée par le règlement de consultation.

Le certificat

Le certificat permet notamment de vérifier l’identité du signataire, sa validité au moment de la signature et son rattachement à un prestataire de confiance reconnu.

Le format de signature

L’arrêté autorise trois formats :

• PAdES, principalement utilisé pour les fichiers PDF ;
• XAdES, destiné aux fichiers XML ;
• CAdES, utilisé notamment pour produire une signature détachée associée à un fichier.

Pour un document PDF classique, le format à retenir est donc généralement PAdES, qui signifie PDF Advanced Electronic Signatures. PAdES n’est pas le nom du certificat ni le niveau juridique de la signature : il s’agit du format technique dans lequel la signature est intégrée au PDF.

Peut-on faire apparaître une signature graphique sur le PDF ?

Oui.

Une signature électronique appliquée à un PDF peut être visible ou invisible. Lorsqu’elle est visible, elle peut prendre la forme d’un encadré contenant, par exemple :

• le nom et le prénom du signataire ;
• sa fonction ;
• la date et l’heure de signature ;
• le nom de l’entreprise ;
• une image de sa signature manuscrite ;
• des informations relatives au certificat électronique.

Les outils de signature PDF permettent effectivement de personnaliser cette apparence visuelle et de choisir l’emplacement de la signature sur le document.

Il faut toutefois bien distinguer l’apparence de la signature de la véritable signature électronique. L’image d’une signature manuscrite collée dans un PDF n’est pas, à elle seule, une signature électronique conforme. Elle ne permet pas de garantir l’identité du signataire, la validité de son certificat ni l’intégrité du fichier. La valeur technique et juridique provient du mécanisme cryptographique associé au certificat électronique. La signature graphique est seulement une représentation visuelle, utile pour rendre le document plus lisible et plus proche d’un document papier.

Faut-il mettre une signature graphique sur chaque page ?

Non.

Une signature électronique PAdES porte sur le fichier PDF signé et permet de contrôler son intégrité. Il n’est donc pas nécessaire de reproduire une signature manuscrite ou un paraphe graphique sur chaque page.

Le contrôle réglementaire porte notamment sur :

• l’identité du signataire ;
• la conformité du certificat ;
• le format de signature ;
• la validité du certificat à la date de signature ;
• l’intégrité du document signé.

Une seule signature électronique correctement apposée sur le fichier peut donc protéger l’ensemble du PDF. Une signature ou un paraphe graphique sur chaque page peut éventuellement être ajouté pour des raisons de présentation ou à la demande expresse de l’acheteur, mais cela ne renforce pas, en soi, la validité cryptographique de la signature électronique.

Peut-on signer un PDF regroupant plusieurs documents ?

Oui, sous réserve de respecter les instructions du règlement de consultation.

Lorsque l’acheteur accepte le dépôt d’un document PDF unique, l’entreprise peut :

1. réunir les différentes pièces dans un seul PDF ;
2. contrôler que le document est complet et dans le bon ordre ;
3. apposer ensuite la signature électronique sur le PDF final.

Dans ce cas, la signature protège le fichier fusionné dans son ensemble.

En revanche, il faut impérativement fusionner les documents avant de les signer. Une fusion, une modification ou l’ajout d’une image après la signature modifie le fichier et peut provoquer un avertissement d’intégrité ou invalider la signature. Lorsque le règlement de consultation exige des fichiers séparés ou identifie précisément les documents à signer, il est plus prudent de déposer et de signer séparément les pièces concernées. Le règlement de consultation reste donc toujours la première référence à respecter.

Signer plus de documents que nécessaire est-il interdit ?

En principe, le fait d’apposer une signature électronique sur un document pour lequel elle n’était pas expressément exigée n’est pas un problème.

L’essentiel est que :

• toutes les pièces obligatoires soient présentes ;
• les documents dont la signature est exigée soient correctement signés ;
• le certificat et le format soient conformes ;
• l’identité et le pouvoir du signataire puissent être vérifiés ;
• les règles de classement et de dépôt prévues par l’acheteur soient respectées.

Signer des documents complémentaires peut être inutile, mais cela ne dispense jamais de respecter précisément les instructions du règlement de consultation.

Les bonnes pratiques avant de déposer une offre

Avant le dépôt définitif, il est recommandé de vérifier les points suivants :

• Quels documents doivent obligatoirement être signés ?
• Le règlement accepte-t-il un seul PDF fusionné ?
• Certains fichiers doivent-ils rester séparés ?
• Le certificat utilisé est-il qualifié et toujours valide ?
• La signature est-elle bien au format PAdES, XAdES ou CAdES ?
• Le signataire dispose-t-il du pouvoir d’engager l’entreprise ?
• Le fichier a-t-il été modifié après sa signature ?
• La plateforme confirme-t-elle la validité de la signature ?

En cas de doute, il est préférable de poser une question à l’acheteur avant la date limite de remise des offres.

En résumé

Pour les marchés publics, les termes à retenir sont les suivants :

• RGS** : ancienne appellation encore fréquemment employée ;
• eIDAS : cadre réglementaire européen actuel ;
• signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié : niveau demandé par l’arrêté français ;
• PAdES : format technique adapté à la signature des fichiers PDF ;
• signature graphique : représentation visuelle facultative, qui ne remplace jamais le certificat électronique.

Chez Libel, nous accompagnons quotidiennement les entreprises dans la préparation, le contrôle et le dépôt de leurs réponses aux appels d’offres, afin de limiter les erreurs administratives et de sécuriser chaque étape du dossier.