Mentions obligatoires sur les devis et factures

Mis à jour le 1er mars 2017

Avant n’importe quel achat, le client peut demander un devis. Mais ces devis, et il en va de même pour les factures, sont régis par plusieurs clauses et ne peuvent pas être faits au hasard sous peine d’amende. Diverses mentions obligatoires existent et nous vous rappelons que la liste s’est allongée en juin 2014.

Devis obligatoire ou non ?

Les devis sont obligatoires dès lors que le montant total est supérieur à 1 500€. Mais il existe plusieurs exceptions. C’est le cas des médecins, des déménageurs, des sociétés de service à la personne et surtout des entreprises de travaux et dépannage.

Dans le cas de travaux de raccordement, d’installation, d’entretien, et autres (voir le détail des cas concernés) la rédaction d’un devis détaillé est obligatoire lorsque le montant dépasse 150€. Cette obligation est annulée dans un cas d’extrême urgence.

Le non-respect de cette obligation peut entraîner une amende pouvant aller jusqu’à 3 000€ pour une personne physique et 15 000€ pour une personne morale.

Devis payant ou gratuit ?

Les devis sont généralement gratuits. Ils le sont dans tous les cas lorsqu’ils sont obligatoires. Toutefois, une entreprise peut décider de proposer des devis payants, en particulier si leur rédaction implique des déplacements, ou des études poussées. La clientèle doit être prévenue du montant du devis à l’avance.

Par la suite, ce montant peut être déduit du total final dans le cas où le client accepterait le devis. Cela dépend du fonctionnement de l’entreprise.

Quel est l’engagement vis-à-vis d’un devis ?

Un devis est une estimation de coûts, qui engage le professionnel à se montrer très précis dans ses calculs et estimations. Au contraire, le consommateur n’est absolument pas obligé de confier ses travaux à l’entreprise ayant rédigé le devis. Il est engagé dès lors qu’il a signé le devis où il aura préalablement apposé la mention « bon pour travaux ».

Mentions obligatoires sur les devis

Qu’il soit obligatoire ou non, un devis doit comporter la mention manuscrite « devis reçu avant l’exécution des travaux » et être signé et daté par le consommateur. Un certain nombre d’informations concernant l’entreprise et le potentiel acheteur sont également obligatoires :

  • Date du devis et durée de validité de l’offre
  • Mention « devis payant » ou « devis gratuit »
  • Nom, raison sociale et coordonnées de l’entreprise (adresse, téléphone, mail)
  • Statut et forme juridique de l’entreprise
  • Numéro individuel d’identification à la TVA intracommunautaire (si l’entreprise y est assujettie)
  • Frais de déplacement (si besoin)
  • Nom et adresse du client
  • Date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation
  • Décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire
  • Prix horaire ou forfaitaire de main d’œuvre
  • Modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat
  • Modalités des réclamations et conditions du service après-vente (garantie notamment),
  • Somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables
  • Pour un commerçant : numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
  • Pour un artisan : numéro au Répertoire des métiers (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation)

Mentions obligatoires sur les factures

Les mentions obligatoire sur les factures sont elles aussi nombreuses :

  • Date d’émission de la facture
  • Numérotation de la facture (le numéro doit être unique et donné chronologiquement)
  • Date de la vente ou de la prestation de services
  • Identité de l’acheteur
  • Identité du vendeur/prestataire
  • Adresse de livraison
  • Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel
  • Description du produit ou du service
  • Décompte précis
  • Prix du catalogue
  • Majoration éventuelle de prix
  • Taux de TVA et montant correspondant
  • Réduction de prix
  • Total à payer HT et TTC
  • Pour les factures adressées à un professionnel : il faut ajouter à ces mentions obligatoires la date ou le délai de paiement, le taux des pénalités e retard ainsi que la mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ (pour les frais de recouvrement si nécessaire)

ATTENTION : depuis le 18 juin 2014, la loi Pinel a ajouté trois nouveaux éléments aux mentions obligatoires devant figurer sur les devis et factures (article 22-2) :

  • L’assurance professionnelle
  • Les coordonnées de l’assureur ou du garant
  • La couverture géographique du contrat ou de la garantie

Cela vient du fait que tout constructeur impliqué dans la construction d’un ouvrage neuf ou existant est soumis à un régime de responsabilité décennale. Cette assurance, ou garantie décennale, permet de garantir la réparation de dommages ayant lieu jusqu’à 10 ans après la date de fin des travaux.

Ces trois nouvelles mentions sont obligatoires pour les artisans et les autoentrepreneurs  exerçant une activité qui oblige à souscrire à une assurance professionnelle (notamment la garantie décennale).

Pour plus d’informations sur la garantie décennale, suivez ce lien.

Si ces éléments obligatoires à indiquer sur le devis peuvent sembler trop nombreux ou inutiles, méfiez-vous ! Des contrôles ont lieu et toute entreprise qui ne respecte pas ces mentions obligatoires risque une amende de 1 500€ (et 3 000€ en cas de récidive).

FACTURATION 2018

La nouvelle réglementation prévoit des changements dans la facturation à compter de 2018. Les professionnels assujettis à la TVA devront utiliser un logiciel de comptabilité certifié respectant les nouvelles obligations.

Libel intégrera dans son logiciel de Gestion des Interventions et Dépannages un système de facturation conforme à la nouvelle réglementation 2018. Les factures ne pourront plus être modifiées et leurs numéros seront gérés automatiquement par le logiciel selon un ordre chronologique.

 

Pour plus d’informations vous pouvez consulter :

Illustration Freepik

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