La signature électronique
Depuis 1999, la signature électronique a été mise en place. Mais il s’agit d’une démarche précise et contrôlée qui dépend de la Directive européenne du 13 décembre 1999 qui lui est consacrée.
Qu’est-ce qu’une signature électronique sécurisée ?
La directive de 1999 distingue en premier lieu deux sortes de signatures électroniques. La signature électronique lambda – qui n’est rien d’autre que la transposition d’une signature manuscrite (dont les termes sont définis dans l’article 1316-4 du Code civil), et la signature électronique sécurisée. Cette dernière est considérée comme sécurisée si:
- Elle est propre au signataire
- Elle a été créée par des moyens que le signataire peut garder sous son contrôle exclusif
- Toute modification ultérieure peut être détectée
Si ces trois conditions sont effectivement réunies et que la signature peut être vérifiée par un certificat électronique qualifié, elle est considérée comme présumée fiable. Le signataire est donc, aux yeux de la loi, engagé de la même manière que s’il avait signé le document à la main.
Qu’est-ce que le certificat de signature électronique ?
Il s’agit d’un fichier électronique contenant plusieurs informations personnelles sur le signataire telles que :
- Son nom
- Son prénom
- Le service dans lequel il travaille
- La fonction qu’il occupe
- La dénomination de son entreprise
- Le numéro SIRET de son entreprise
- L’identité du prestataire de services qui a émis le certificat
- …
Il s’agit d’une véritable pièce d’identité électronique professionnelle qui permet de prouver le lien entre la personne physique et la signature numérique.
Comment obtenir un certificat de signature électronique ?
Le certificat de signature électronique peut être délivré par des organismes spécialisés ayant reçu leur qualification par arrêté du ministre chargé de l’industrie. On les appelle des Prestataires de Services de Certification Électronique (PSCE). Une liste de ces prestataires est disponible sur le site de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information.
De notre côté, nous travaillons avec Chambersign qui peut vous délivrer un certificat RGS. Il s’agit du certificat possédant le plus haut niveau de sécurité, et demandé dans une passation de marchés publics.
Quels documents peuvent être signés numériquement ?
Tous les documents propres à l’entreprise peuvent être signés numériquement, qu’ils concernent l’avant-vente, la vente ou encore le pôle des ressources humaines. Ainsi, toutes sortes de documents professionnels peuvent être signés numériquement, comme :
- Les devis
- Les contrats
- Les commandes
- Les factures
- Les bons de livraison
- Les bulletins de paie
- Les contrats de travail
- …
Ces documents peuvent aussi avoir des formats variés (word, pdf, jpg,…) même si c’est toujours le format PDF qui est à favoriser du fait de sa stabilité.
Les avantages de la signature électronique
La signature électronique présente plusieurs avantages, à commencer par le gain de temps (comme pour toute démarche dématérialisée). Mais elle permet également de réduire les coûts d’impression, de mise sous plis et d’affranchissement, qu’on ne peut pas éviter avec une signature manuscrite.
Ce moyen de signature permet aussi de sécuriser le document et de pouvoir le conserver plus facilement, sans risquer de l’égarer dans les archives papier.
Pour en savoir plus consultez :
- Le site de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information
- Le décret du 30 mars 2001 relatif à la signature électronique
- La page « Obtenir un certificat électronique » du site Libel